Umsetzung eines ERP-Systemwechsels

Der Wechsel eines ERP-Systems kann in unterschiedlicher Weise erfolgen. Wenn Sie Ihr bestehendes System lediglich gegen ein aktuelles System tauschen möchten, ohne die Funktionalität zu ändern, kann das in Form einer Migration umgesetzt werden. Dabei werden lediglich die möglichst vorher bereinigten und aktualisierten Stammdaten aus dem bisherigen System in das neue System „migriert“. Sie erhalten als Ergebnis dann dieselbe Funktionalität wie bisher, aber auf einer aktuellen Software-Basis. Die einfachste Form einer Migration ist eine Re-Implementierung, die sich anbietet, wenn das neue ERP-System ähnlich strukturiert ist wie das bisherige. Ist das nicht der Fall, bietet sich eine Konversion an. Die Daten und Informationen müssen dann in das Format des neuen ERP-Systems übertragen werden. Die gelegentlich angewendete Kapselung und Nutzung „eingefrorener“ Daten im Altsystem ist nicht zu empfehlen, weil die Aktualisierung problematisch ist.

Wenn Sie auch Funktionalitäten ändern bzw. erweitern möchten, empfiehlt sich ein Lastenheft, in dem Sie die gewünschten Funktionalitäten definieren. Die Auswahl des neuen ERP-Systems sollte sich an diesem Lastenheft orientieren, das die Prozesse berücksichtigt. Ein Wechsel zu einer neuen Standard-Software erfolgt ebenfalls mittels einer Migration. Aber zusätzlich werden die neuen Funktionalitäten eingebunden. Vermeiden Sie möglichst Individualprogrammierungen.

Die Migration auf ein neues ERP-System erfolgt in der Regel in mehreren Schritten. Die Datenmigration in eine neue Datenbank ist völlig unabhängig von der Migration auf neue Programme für die Anwendungen. Unabhängig von diesen beiden Schritten kann auch eine Migration der Benutzeroberfläche durchgeführt werden. Dadurch kann Anwendern eine frische, nutzerfreundlichere Oberfläche geboten werden, aber die Funktionalität und die Datenqualität ändert sich allein dadurch natürlich nicht.

Wenn Ihr ERP-System mit anderen Systemen kommunizieren soll, müssen gegebenenfalls Schnittstellen durch Migration angepasst werden. Ihr ERP-System kann dann besser in Umgebungen integriert werden.

Unterschätzen Sie den Aufwand für eine ERP-Migration, insbesondere den Aufwand für Ihre Anwender, nicht. Beziehen Sie Ihre Anwender in die Entwicklung des Lastenheftes und Lead-Anwender aus den wesentlichen Funktionen auch in die Auswahl eines neuen ERP-Systems ein. Bereiten Sie sie gut auf diesen Wechsel vor. Eine solide Anwenderschulung und eine angemessene Begleitung der Anwender durch den Lieferanten kann Reibung in der Übergangsphase vermeiden.

Ein straffes Projektmanagement ist bei der ERP-Migration erfolgskritisch. Auch Change-Management Erfahrung ist nützlich.

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