Datenraum: Vorteile und Möglichkeiten

Die Erfahrung aus M&A-Projekten legt nahe, alle relevanten Finanzzahlen, Asset-Aufstellungen sowie bestehende Verträge und Versicherungspolicen sowie ggf. aussagekräftige Informationen über die Gewerbeimmobilie bereits in der Vorbereitungsphase vollständig herauszusuchen und in einem Datenraum strukturiert abzulegen.

Bis in die 2000er Jahre hinein war es üblich, einen abschließbaren Raum in den Räumlichkeiten des zu verkaufenden Unternehmens dafür zu reservieren, alle Informationen über das Unternehmen auszulegen und sie Kaufinteressenten nach Unterzeichnung entsprechender Vertraulichkeitserklärungen für einen definierten Zeitraum zugänglich zu machen. So konnten sich Kaufinteressenten im Detail über das Unternehmen informieren.

Inzwischen sind virtuelle Datenräume üblich geworden. Ihre Nutzung wird von einigen Unternehmensvermittlern angeboten. Teilweise wird von Unternehmensvermittlern auch die Dienstleistung angeboten, einen Datenraum strukturiert mit Dateien zu füllen und den Zugang zum Datenraum zu verwalten.

Achten Sie darauf, dass Sie einen Datenraum verwenden, der sicher angelegt ist. Die Autentizität und Integrität der Website, über die der Datenraum zugänglich gemacht wird, sollte durch ein kryptisches Verfahren geprüft werden können und durch ein SSL-Zertifikat nachgewiesen sein.

Der Zugang zum Datenraum sollte nur über persönlich vergebene Zugangsdaten möglich sein. So können Sie ausschließen, dass nicht autorisierte Personen den Datenraum „betreten“. Außerdem sollte es möglich sein, zu verfolgen, welche Dateien sich die autorisierten Personen wann angesehen haben. Ob Sie die Möglichkeit wahrnehmen möchten, die in den Datenraum eingestellten Dateien zusätzlich zu verschlüsseln, sollten Sie sich überlegen. Eine solche zusätzliche Hürde kann für Nutzer sehr lästig sein. Sofern ein SSL-Zertifikat vorliegt und Interessenten nur mit persönlichen Zugangsdaten freigeschaltet werden können, liegt eigentlich eine hinreichende Sicherung gegen Missbrauch vor.

Auch die Möglichkeit, Downloads und lokales Abspeichern zu unterdrücken, trägt nicht zu einer flüssigen Datenprüfung bei. Wer nicht speichern kann, wird Screenshots machen, die Sie nicht verhindern können. Als wirksame Maßnahme gegen Missbrauch schließen Sie mit Ihren Kaufinteressenten durchsetzbare Vertraulichkeitserklärungen ab, bevor sie Zugang zum Datenraum erhalten.

Stellen Sie sicher, dass der Datenraum mit allen relevanten und aktuellen Informationen gefüllt ist, bevor Sie mit Ihrem Unternehmen an den Markt gehen. Das erspart Kaufinteressenten später Wartezeiten, in denen sie sich für weitere Kaufobjekte interessieren können.

Natürlich müssen Sie auch während des laufenden Verkaufsprozesses, der sich über mehrere Monate erstrecken kann, den Datenraum aktualisieren. Sobald Ihnen beispielsweise aktuelle BWAs, Steuerbescheide oder Kundenverträge vorliegen, sollten Sie sie in den Datenraum einstellen.

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