Ablauf von Zertifizierungsprozessen

Der Ablauf von Zertifizierungen, einschließlich der Zertifizierungsaudits, von Managementsystemen ist in ISO 17021 beschrieben. Für die Vorbereitung bis zu einem Zertifizierungsaudit sollten Sie sich genügend Zeit lassen. Organisationen, die bereits nahe an Normforderungen arbeiten, brauchen natürlich nicht so lange wie Organisationen, die noch weit von Normerfordernissen entfernt sind.

Beachten Sie, dass es für eine erfolgreiche Zertifizierung nicht ausreicht, Ihre Prozesse normgerecht dokumentiert zu haben (Vorgabedokumente). Sie müssen im Zertifizierungsaudit vor allem zeigen können, dass Ihre Organisation gemäß ihrer eigenen Vorgaben arbeitet. Um das zeigen zu können, brauchen Sie Nachweise aus Ihrer betrieblichen Praxis (Nachweisdokumente). Zertifizierungsauditoren werden sich Beispiele aus umgesetzten Kundenaufträgen zeigen lassen. Wenn einer Ihrer Kunden beispielsweise Änderungen an seinem Auftrag vorgenommen hat, müssen Sie zeigen können, wie Sie sicherstellen, dass diese Änderungen in die Umsetzung einfließen.

Unterschätzen Sie nicht den Aufwand, Ihre Organisation zu einer normgerechten Arbeitsweise zu entwickeln. Führen Sie interne Überprüfungsaudits durch, um zu erkennen, in welchem Maße Ihre Organisation schon konform mit den Vorgaben arbeitet. Sehen Sie interne Audits nicht als Generalprobe vor angesetzten externen Audits, sondern führen Sie sie regelmäßig durch, um wirklich davon zu profitieren. In der Vorbereitungsphase für eine Systemzertifizierung suchen Sie sich am besten fachlich kompetente externe Unterstützung.

Wählen Sie einen Zertifizierer aus, der zu Ihrem Unternehmen passt. Fachlich erfahrene Zertifizierungsberater können Ihnen bei der Auswahl und der Anbahnung behilflich sein. Lassen Sie sich einen Auditor zuteilen, der Ihre Branche und die Größenordnung und Komplexität Ihres Unternehmens versteht. Die Sorgfalt bei der Auswahl ist wichtig, weil dieser Zertifizierungsdienstleister und dieser Auditor nicht nur das Erstzertifizierungsaudit durchführen, sondern Ihre Organisation langfristig begleiten werden.

Stimmen Sie mit Ihrem Auditor den Termin für das Zertifizierungsaudit rechtzeitig im Vorfeld ab. Kommen Sie möglichst schon lange vor dem Zertifizierungsaudit in Dialog mit Ihrem Auditor. Beschreiben Sie ihm Ihre Situation. Sie können Ihrem Auditor auch im Vorfeld des Zertifizierungsaudits schon Dokumente zusenden. Oft geben Auditoren schon vor dem Zertifizierungsaudit nützliche Empfehlungen.

Ihr Auditor wird für das Zertifizierungsaudit einen detaillierten Auditplan erstellen, aus dem Sie entnehmen können, wann Audits in welchen Abteilungen durchgeführt werden sollen. Wenn Sie betriebsintern Terminkollisionen sehen, scheuen Sie sich nicht, mit Ihrem Auditor zu sprechen, um Lösungen zu finden. Auditoren sind in der Regel kooperativ.

Das Zertifizierungsaudit findet in der Regel vor Ort in Ihrem Unternehmen statt. Im Austausch verschafft sich der Auditor ein Bild von der Arbeitsweise Ihrer Organisation. Der Aufwand für das Zertifizierungsaudit hängt von der Größe Ihrer Organisation und der Komplexität Ihrer Geschäftsprozesse ab. Zertifizierungsdienstleister wenden für ihre Aufwandsabschätzung eine Auditaufwandstabelle an, in die diese beiden Kriterien einfließen. Für aufwändigere Zertifizierungsaudits können mehrere Auditoren eingesetzt werden, die sich in Abstimmung miteinander ein Urteil bilden. Betrachten Sie das Zertifizierungsaudit nicht als reine Pflichtübung. Gute Auditoren werden Ihnen viele Hinweise geben, mit denen Sie Ihre Organisation auf ein höheres Niveau bringen können.

Im Anschluss an das Zertifizierungsaudit erstellt Ihr Auditor einen Auditbericht, in dem er Konformitäten und Abweichungen (Hauptabweichungen, Nebenabweichungen, Verbesserungspotenziale) festhält. Hauptabweichungen von den Normerfordernissen können dazu führen, dass Ihrer Organisation die Zertifizierung verweigert wird. In der Regel wird Ihnen Ihr Auditor aber eine Nacharbeitsmöglichkeit einräumen und in einem Nachaudit eine Korrektur der beanstandeten Punkte zeitnah überprüfen. Dann wird das Zertifikat ausgestellt.

Nach der Erstzertifizierung wird Ihr Auditor regelmäßig, in der Regel jährlich, Überwachungsaudit in Ihrem Betrieb durchführen. Dabei prüft ein guter Auditor nicht nur, ob Ihr System noch wirkungsvoll ist, sondern wird auch versuchen, Ihr System weiter zu verbessern. Beachten Sie, dass Überwachungsaudits zum Verlust des Zertifikats führen, falls große Abweichungen festgestellt und nicht nachweislich beseitigt werden.

Anders als der deutsche Führerschein haben Zertifikate für Managementsysteme ein Ablaufdatum. Sie sind drei Jahre gültig. Dann muss eine Rezertifizierung durchgeführt werden, die etwa 2/3 des Umfangs hat wie eine Erstzertifizierung.

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