Merece la pena examinar periódicamente los costes estructurales que aumentan con el tiempo.
Ejemplo: Se cuenta que hubo un estudio en la marina británica que demostró que el número de oficiales continuaría aumentando aunque no quedara ni un solo barco en el mar. La administración se provee a sí misma de más y más trabajo, que puede desvincularse completamente de las bases.
Siempre habrá posibilidades de racionalización en la administración. Analice sistemáticamente qué trabajo puede ser añadido al proceso empresarial y qué puede ser eliminado sin necesidad de sustituirlo. Se sorprenderá de la cantidad de tareas completamente prescindibles que se están llevando a cabo.
Ejemplo: Una fábrica de papel reciclado que anteriormente había sido utilizada por RWE como punto de eliminación de papel usado para la ciudad de Düsseldorf fue vendida por RWE a un inversor privado y ahora tenía que demostrar su rentabilidad en el mercado. Resulta significativo que en el impresionante portal de la papelera aparecieran los números de extensión de más de 10 departamentos administrativos, pero las ventas y el marketing brillaban por su ausencia.
Los empleados de la fábrica de papel tampoco tenían tiempo para ocuparse del marketing y las ventas; estaban demasiado ocupados con el trabajo administrativo. Una punto ilustra las condiciones que prevalecían en esta fábrica de papel: El personal administrativo se sintió muy presionado por un formulario de color verde que había que rellenar periódicamente. A la pregunta de quién utilizaba este formulario y para qué servía dicho formulario cumplimentado, no hubo una respuesta concluyente. El formulario se guardaba diariamente en una carpeta de un archivador de 5 m de altura utilizando una escalera para ello. Allí permaneció a lo largo de todo el tiempo.
La petición de abstenerse de rellenar este formulariode color verde fue recibida con aprobación espontánea porque nadie entendía el sentido de dicha actividad. Pero al tercer día, volvió a aparecer lel formulario de color verde. Después de todo, no se puede romper una tradición de tanto tiempo…
Tome medidas si ve actividades administrativas en su empresa que obviamente no tienen ningún beneficio para los procesos operativos. Hable con sus colegas sobre ello. Elimine consecuentemente las actividades administrativas sin sentido. Aporte a su empresa una «atmósfera de start-up» que promueva el desarrollo hacia adelante.
Pero también hay que tener en cuenta que los procesos son cada vez más complejos y requieren más actividades de coordinación que antes. Definitivamente debe apoyar las actividades de coordinación que impulsen el proceso. De hecho, la reducción de costes no es un fin en sí mismo; considere el reto más bien como una gestión de costes, comparable a la gestión de riesgos. Asumir riesgos es la base de cualquier actividad empresarial. Lo importante no es evitar los riesgos, sino afrontarlos con responsabilidad. Para ello existen métodos adecuados, al igual que para la gestión de los costes.
Por regla general, el mayor potencial de reducción de costes no se encuentra en las unidades de negocio, sino entre ellas: en la calidad de la cooperación, que es especialmente evidente en la coordinación en las interfaces a lo largo del proceso empresarial. Las interfaces son las que determinan el rendimiento de una organización y la motivación de su personal. Le recomendamos que lea el apartado «Optimización del proceso«. Explore también el potencial de la digitalización de los procesos administrativos repetitivos. Mediante una transformación digital no sólo se puede ahorrar dinero, sino sobre todo reducir la predisposición a los errores y garantizar así la calidad del proceso.
Pueden encontras más sugerencias concretas aquí: rendimiento. En el rendimiento puede influir también un buen liderazgo, que afecta a todos los procesos estratégicos y operativos de la empresa.
Esta significativa gestión de los costes es un reto permanente. Afronte este reto implantando un proceso de gestión de costes en su empresa.