Realice la entrevista de forma profesional. Esto comienza con el establecimiento de una conversación individual en un ambiente tranquilo. Entre en la conversación con una visión positiva de la persona. Muestre expresiones faciales y gestos benévolos. Distinga claramente entre comportamiento y persona. Concéntrese en su función profesional y en la de su empleado. Evite los arrebatos emocionales. Haga preguntas abiertas: «¿Quién?», «¿Cómo?», «¿Qué?», «¿Por qué?», «¿Cuándo?», a las que su empleado pueda responder con detalle. Evite utilizar palabras como «pero», «debe entender…», «problema», «mal». Y, sobre todo, sea consciente de las emociones de su interlocutor y trátelas de forma constructiva. Fíjese con la cara de su interlocutor.
Escuche activamente. Esto incluye el contacto visual con el que se presta atención y se percibe a la persona. Demuestre interés y comprensión a su empleado. Repita las expresiones y los gestos de su empleado, retomando y continuando el contenido de la conversación. Haga preguntas. Esto también demuestra interés. Exprese también los sentimientos percibidos y permita que los mensajes surtan efecto, y dé a su empleado tiempo para reflexionar guardando deliberadamente silencio en algunos momentos.