El cambio de un sistema ERP puede hacerse de diferentes maneras. Si sólo quiere cambiar su sistema actual por otro sin cambiar la funcionalidad, esto puede llevarse a cabo en forma de migración. En este caso, sólo se «migran» del sistema anterior al nuevo los datos maestros que se han limpiado y actualizado previamente, si es posible. El resultado es la misma funcionalidad que antes, pero sobre una base de software actualizada. La forma más sencilla de migración es la reimplantación, que es ideal si el nuevo sistema ERP está estructurado de forma similar al anterior. Si no es el caso, la conversión es una opción. A continuación, los datos y la información deben transferirse al formato del nuevo sistema ERP. La encapsulación aplicada ocasionalmente y el uso de datos «congelados» en el sistema heredado no son recomendables porque su actualización es problemática.
Si además quiere cambiar o ampliar las funcionalidades, es aconsejable elaborar un pliego de condiciones en el que se definan las funcionalidades deseadas. La selección del nuevo sistema ERP debe basarse en estas especificaciones, que tienen en cuenta los procesos. El cambio a un nuevo software estándar también se lleva a cabo mediante una migración. Pero además, se integran las nuevas funcionalidades. Evite la programación individual si es posible.
La migración a un nuevo sistema ERP suele realizarse en varios pasos. La migración de datos a una nueva base de datos es completamente independiente de la migración a nuevos programas para las aplicaciones. La migración de la interfaz de usuario también puede llevarse a cabo independientemente de estos dos pasos. Esto puede proporcionar a los usuarios una interfaz nueva y más fácil de usar, pero por supuesto esto no cambia la funcionalidad y la calidad de los datos.
Si su sistema ERP debe comunicarse con otros sistemas, puede ser necesario adaptar las interfaces mediante la migración. Así, su sistema ERP puede integrarse mejor en los entornos.
No subestime el esfuerzo para una migración de ERP, especialmente el esfuerzo para sus usuarios. Involucre a sus usuarios en el desarrollo de las especificaciones y dirija a los usuarios de las funciones esenciales también en la selección de un nuevo sistema ERP. Prepárelos bien para este cambio. Una sólida formación de los usuarios y una asistencia adecuada por parte del proveedor pueden evitar fricciones en la fase de transición.
Una rigurosa gestión del proyecto es fundamental para el éxito de la migración a un ERP. También es útil la experiencia en gestión del cambio.