La gestión ajustada es una filosofía de pensamiento y actuación holística para diseñar y ejecutar procesos de valor añadido con el menor desperdicio posible. El despilfarro incluye no sólo el uso excesivo de materiales y energía, sino también el tiempo no utilizado, por ejemplo el tiempo de inactividad, y el transporte (intermedio) evitable.
El concepto de Lean Management ha sido retomado por los métodos de REFA. Los métodos REFA pueden utilizarse para analizar los sistemas de trabajo en función de su eficacia. Es interesante acortar los tiempos del proceso sin comprometer la calidad. A menudo, las operaciones realizadas por los empleados interactúan con las operaciones realizadas por las máquinas. El truco consiste en utilizar los tiempos de ciclo de la máquina dados para preparar otras piezas para el procesamiento en máquina, para volver a trabajar las piezas procesadas o para llevar a cabo el trabajo logístico. En el caso de las máquinas caras, la optimización debe consistir en mantener la máquina en producción todo el tiempo. Si la máquina es una mera herramienta y el empleado es el recurso más caro, la máquina debe apoyar al empleado de la mejor manera posible.
Sin embargo, más allá de la mera consideración de los sistemas de trabajo cerrados, como dice REFA, es sobre todo el flujo de materiales en el proceso global lo que debe optimizarse. En algunos casos, ciertas concesiones a la eficiencia en un sistema de trabajo pueden mejorar todo el proceso operativo. Lo ideal es incluir en este flujo los procesos del proveedor y del cliente. La definición precisa de los procesos y de las interfaces es un requisito del Lean Management. Así es como se consigue una alta eficiencia global. Sin embargo, asegúrese de mantener su organización ágil y adaptable a pesar de los procesos definidos.
En cualquier caso, hay que aspirar a crear estructuras ligeras. Sin embargo, la importancia de las tareas de coordinación aumenta con la complejidad. Por lo tanto, las organizaciones en entornos complejos ya no podrán ser gestionadas de forma tan ajustada como era el ideal a principios de los años 90.
La eficiencia no es el bien supremo. En un mundo dinámico-complejo, debe considerar la estabilidad como el primer objetivo. Con el «lean thinking» se llega al límite. Por ello, el lean management se denomina a veces incluso de forma despectiva «neotaylorismo». Y eso no es del todo erróneo. La gestión ajustada no es el arma universal que puede resolver todos los problemas. También se necesita, sobre todo, flexibilidad y adaptabilidad, que desgraciadamente suele disminuir con el aumento de la eficiencia. Una buena gestión es un equilibrio de ambos objetivos: eficiencia y estabilidad. Una cultura de retroalimentación eficaz es indispensable para el éxito de este equilibrio continuo. El liderazgo puede ser decisivo para lograr esa cultura de la retroalimentación.