La digitalización es un primer paso necesario en el camino hacia la inteligencia artificial. Los procesos en los que la información no está disponible digitalmente, o sólo parcialmente, no están completamente digitalizados y no pueden ser evaluados por máquinas ni automatizados. Las empresas tampoco tendrán éxito en la coordinación interna y el intercambio con otras organizaciones si los datos no están completamente disponibles en formato digital.
Pero no sólo es importante la exhaustividad, sino también el formato de los datos y la interconexión continua de las aplicaciones. Casi todo el mundo conoce las dificultades que surgen cuando un sistema ERP no está completamente vinculado con un sistema CAD, un sistema de cálculo de costes y un sistema de planificación detallada de la producción para formar una unidad integrada. No rehúya el esfuerzo necesario para conseguir una coherencia de datos fiable.
Pero no sólo los datos, sino también los procesos deben estar sólidamente definidos antes de que la digitalización tenga sentido.
Ejemplo: Una empresa especializada en la construcción metálica del sector de los servicios industriales se había independizado de una estructura de grupo y había destinado fondos a la segregación informática y a la digitalización de los procesos. El proceso de digitalización fue iniciado por el recién creado departamento de informática casi al mismo tiempo que una reestructuración interna para no perder tiempo. Durante este tiempo, se siguieron cambiando los procesos, se sustituyó al personal y la documentación se adaptó muy lentamente.
Tras la finalización oficial de la «digitalización», la dirección tuvo que darse cuenta de que ninguno de los procesos ahora digitalizados funcionaba. Por lo tanto, los procesos implementados digitalmente fueron sistemáticamente eludidos. Los procesos aparentemente arcaicos se implementaron como un mundo paralelo con la ayuda de registros en papel no guiados o verbalmente sin más documentación.
En la organización autónoma que se estableció por primera vez, ni la estrategia, ni la organización, ni la cultura estaban consolidadas hasta el punto de que la digitalización hubiera podido tener éxito.
Los procesos pueden documentarse mediante un sistema común de gestión de procesos empresariales (BPMS). Sin embargo, entonces se obtiene una documentación de procesos que abarca un mundo paralelo al sistema ERP. No debería sorprender que no se sigan los procesos definidos. El único remedio es la documentación del proceso que puede ejecutarse directamente como un flujo de trabajo creado digitalmente. Mientras tanto, hay algunos sistemas ERP que ofrecen esta posibilidad. Para las empresas que no quieren cambiar su sistema ERP por este motivo, existen sistemas de flujo de trabajo adecuados que obtienen sus datos del ERP instalado y permiten la ejecución directa de los procesos.
Sólo con una situación de datos limpia y procesos digitalmente integrados vinculados al sistema ERP, su empresa estará en condiciones de dar otros pasos, como la Automatización Robótica de Procesos, de manera significativa.
Con la ayuda de un programa adecuado de Automatización de Procesos Digitales (DPA), que prácticamente no debería dirigirse a los especialistas en TI sino más bien a los responsables del proceso, se crean los flujos de trabajo, se identifican las herramientas adecuadas en colaboración con las personas que trabajan en el proceso y, una vez seleccionadas, se introducen.