¿Qué es la conformidad?
«Conformidad» es el término utilizado para describir la adhesión de las empresas a la normativa empresarial y legal. El cumplimiento es la conformidad del comportamiento de una empresa con los requisitos de las leyes, las directrices, los requisitos de los accionistas y los propios requisitos de la empresa.
Conformidad jurídica
El área de cumplimiento incluye principalmente conceptos y medidas para
- evitar la corrupción
- la evitación de violaciones de cárteles
- para la observancia de los derechos humanos
- para la igualdad,
- por la salud y la seguridad en el trabajo,
- contra el blanqueo de dinero,
- contra el «blanqueo verde«,
- contra el acoso laboral,
- para la protección del medio ambiente,
- para la economia sostenible
- y la protección de datos
así como el tratamiento de las infracciones detectadas.
La transparencia en la gestión de estas cuestiones también entra en el ámbito del cumplimiento. Se trata de un requisito básico de cualquier labor de cumplimiento.
Rendimiento de la empresa
También los siguientes criterios
- la flexibilidad organizativa
- la gestión de los riesgos,
- las expectativas de eficiencia,
- rentabilidad,
- la liquidez
- y el coeficiente de fondos propios
son temas que – emitidos como objetivos por los accionistas – pasan a formar parte del cumplimiento. Por regla general, los accionistas expresan sus expectativas de rendimiento de la empresa en forma de objetivos globales, que se convierten en una directriz para el trabajo de cumplimiento.
Cultura de empresa
Por último, la cultura corporativa, especialmente
- la interacción social deseada dentro de la empresa
- y la forma en que la empresa se relaciona con su entorno empresarial, en particular la protección de los intereses de las distintas partes interesadas y de los accionistas,
- la equidad,
- la comunicación interna,
- la cultura del error,
- la conducta con espíritu de colaboración
- y la forma deseada de informar y presentar públicamente la empresa,
entran en el ámbito de la conformidad.
Los accionistas, pero también los miembros del consejo de administración y la dirección, pueden introducir las misiones correspondientes que pasen a formar parte de la labor de cumplimiento.
Base jurídica de la conformidad
Los consejos de administración o los gerentes de las empresas están legalmente obligados a garantizar que las empresas de las que son responsables no infringen ninguna ley aplicable. En Alemania, esta obligación está regulada en los artículos 91 y 93 de la AktG y en el artículo 43 de la GmbHG.
En cuanto al delito de corrupción, la ley anticorrupción británica Bribery Act de 2010 lo regula.
Además de la Ley de Sociedades Anónimas y la Ley de GmbH, en Alemania también existen
- la Ley de Control y Transparencia (KonTraG),
- la Ley de Nueva Reforma del Derecho de Sociedades Anónimas y de Contabilidad, sobre Transparencia y Divulgación (TransPuG),
- la Ley de reforma del Derecho contable (BilReG)
- y la Ley de Divulgación de la Remuneración del Consejo Ejecutivo (VorstOG).
En EE.UU., el modelo COSO ICIF (Marco Integrado de Control Interno) es el marco de referencia para la labor de cumplimiento. El modelo COSO ICIF es también una referencia importante más allá de EE.UU.. Además, todas las empresas que cotizan en bolsa en EE.UU. deben cumplir los requisitos de la Ley Sarbanes-Oxley (SOX).
En el Reino Unido, el Informe Cadbury, el Informe Greenbury, el Informe Hampel y el Informe Turnbull se consideran referencias autorizadas para el trabajo de cumplimiento.
En los Países Bajos, se utiliza el Código Tabaksblatt para las recomendaciones.
En Francia, se hace referencia a la Loi de Ségurité Financière, el Código Apef Medef y el Código MiddleNext.
En Suiza y Austria, las recomendaciones se dividen en tres categorías. Existen
- requisitos («ley»), que deben cumplirse,
- recomendaciones vinculantes («cumplir o explicar»), de las que se puede desviar, pero la desviación tiene que estar justificada
- y recomendaciones («recommand»), de las que las empresas pueden apartarse sin repercusiones.
Para cumplir con su responsabilidad, los miembros del consejo de administración o los directores generales deben poder demostrar que han introducido y aplicado medidas organizativas y de supervisión adecuadas. Las medidas organizativas incluyen, en particular, instrucciones específicas al personal para cumplir las leyes y políticas aplicables. Las medidas de supervisión incluyen controles adecuados en el marco de las actividades de gestión.
Consecuencias de infringir la ley o las normas
Si un empleado infringe una ley aplicable, la empresa puede ser objeto de un procedimiento por falta. Las infracciones de las leyes y normas aplicables pueden dar lugar a
- reclamaciones de multas,
- demandas de pago de indemnizaciones a posibles perjudicados
- y anulaciones de transacciones que infrinjan las leyes y reglamentos aplicables.
Además de multas e indemnizaciones, las empresas condenadas por infringir la ley también pueden ser
- también pueden ser desviadas de los beneficios obtenidos por infringir la ley,
- y correr con los gastos internos y legales del proceso.
Si el consejo de administración o la dirección no pueden demostrar que se han tomado las medidas organizativas y de supervisión adecuadas, también puede incoarse un procedimiento por infracción administrativa contra los miembros del consejo de administración o los directores ejecutivos personalmente.
Es importante saber que los procedimientos de infracción administrativa no tienen por qué limitarse a la empresa y a sus responsables directos. Por el contrario, en las estructuras de grupo, las empresas subordinadas, por ejemplo, las sociedades holding, y sus responsables también pueden incluirse en los procedimientos de infracción administrativa. Los responsables de las empresas superiores tienen la obligación personal de garantizar que se toman regularmente las medidas organizativas y de supervisión adecuadas en todas las empresas que entran dentro de su ámbito de responsabilidad.
Las consecuencias de infringir la ley o las normas se regulan en Alemania en los artículos 9, 30 y 130 de la OWiG. El artículo 130 de la OWiG establece la obligación de dificultar considerablemente las infracciones. El consejo de administración o la dirección deben poder demostrar que cumplen este deber.
¿Cómo puede garantizarse la conformidad?
Los accionistas de una empresa están obligados a garantizar el cumplimiento de todas las leyes y directrices en su empresa de forma exhaustiva, clara y sin ambigüedades. Para ello, hay que definir las expectativas y regular su gestión. Las responsabilidades deben ser claras.
Código de conducta
Los accionistas deben asegurarse de que su empresa cree un código de conducta en el que se describa la cultura corporativa deseada y se declare que es la predeterminada. El código de conducta debe abordar específicamente la actitud básica que se espera de los accionistas y los comportamientos deseados.
El carácter vinculante de estas expectativas para todos los empleados de la empresa debe quedar claro en este código de conducta. El consejo de administración o la dirección deben poder demostrar que han puesto el código de conducta a disposición de todos los empleados y les han explicado las normas. Como prueba, los empleados pueden firmar su participación en la formación y su aceptación del código de conducta.
La verificación del cumplimiento del Código de Conducta comienza con la observación del comportamiento real de los directivos en su práctica operativa. Las desviaciones observadas del Código de Conducta acordado deben ser abordadas por los miembros del consejo o la dirección. Estas discusiones deben documentarse como prueba del trabajo de cumplimiento.
Gobierno corporativo
El gobierno corporativo es un instrumento importante para garantizar el cumplimiento.
Con una especificación de gobierno corporativo, los objetivos de cumplimiento pueden hacerse operativos. Por consiguiente, dicho documento de gobierno corporativo debe definir específicamente cómo debe gestionarse la empresa de forma responsable para cumplir los requisitos de conformidad.
La estructuración del gobierno corporativo es responsabilidad del consejo de supervisión o del consejo asesor en cooperación con la dirección.
Los componentes esenciales del gobierno corporativo son
- una declaración de misión corporativa
- valores,
- principios,
- reglas,
- normas,
- directrices,
- expectativas (empresariales)
- y declaraciones de intenciones,
que tienen por objeto servir de directrices vinculantes para la gestión empresarial con el fin de cumplir las leyes y directrices aplicables, así como los requisitos de los accionistas.
El gobierno corporativo tiene por objeto especificar los procesos concretos con cuya aplicación puede establecerse el nivel requerido de gestión de riesgos en la empresa. En particular, deben especificarse los métodos y medios por los que se registrarán y evaluarán los riesgos en la empresa y cómo se tratarán las desviaciones de las normas establecidas en el código de conducta. Los mecanismos de control a utilizar deben definirse en el gobierno corporativo.
En la aplicación del gobierno corporativo, la comunicación y la documentación de las desviaciones identificadas y de cómo tratarlas desempeñan un papel importante. La exigencia de una revisión continua del cumplimiento de los requisitos para detectar posibles necesidades de mejora es también un componente obligatorio del gobierno corporativo.
Todo el sistema de gobierno corporativo debe describirse de forma comprensible. En particular, la eficacia con respecto al cumplimiento debe ser evidente en el documento de gobierno corporativo.
Código de conformidad
En Alemania, los requisitos de gobierno corporativo para las empresas que cotizan en bolsa se definen en el Código Alemán de Gobierno Corporativo.
A nivel internacional, los requisitos de gobierno corporativo se recogen en los Principios del G20/OCDE. Estos códigos también sirven como fondo de recomendaciones y sugerencias para las empresas que no cotizan en bolsa.
Sistema de Gestión del Cumplimiento (SGC) o Compliance-Management-System (CMS)
La conformidad puede garantizarse con un sistema integrado de gestión de la conformidad (SGC). Los requisitos de estos sistemas de gestión del cumplimiento se recogen en la norma TR CMS 101:2015 y se ilustran mediante una guía de cumplimiento TR CMS 100:2015. La norma especifica ciertos elementos mínimos para una gestión eficaz del cumplimiento. Mediante la creación de un CMS de acuerdo con esta especificación estándar, las empresas pueden realizar un seguimiento sistemático de su trabajo de cumplimiento y mejorarlo continuamente. Las empresas pueden incluso hacer que su sistema de cumplimiento sea auditado periódicamente por evaluadores externos y certificado por organismos de acreditación autorizados. La certificación del SGC es un componente de la protección de los miembros del consejo de administración o de los directores ejecutivos frente a la responsabilidad personal.
Auditoría según IDW PS 980
La norma IDW PS 980 permite a las empresas revisar cuidadosamente la eficacia de su sistema de cumplimiento. La revisión del SGC según la norma IDW PS 980 por parte de auditores externos también puede servir para apuntalar el cumplimiento en la comunicación externa y fomentar la confianza de los socios comerciales, los financieros y el público.
Lo que debe tener en cuenta en el trabajo de cumplimiento con la ayuda del gobierno corporativo
Cuando inicie su labor de cumplimiento y desee introducir el gobierno corporativo con este fin, debe tener en cuenta algunos aspectos importantes:
- Los acuerdos de la empresa son notariales. Las normas acordadas en el curso del gobierno corporativo no deben contradecir los estatutos notariales. Si resulta que ciertas regulaciones deben hacerse desviándose de los estatutos aplicables, procure que los estatutos también se modifiquen en consecuencia. Esto suele requerir el consentimiento del 100 % de los accionistas.
- No ignore los aspectos que provoquen disensiones dentro del círculo de accionistas o entre los accionistas, el consejo de supervisión o el consejo consultivo y/o los miembros del consejo de administración o los directores generales, sino que debata estas cuestiones y llegue a un resultado que cuente con el apoyo de todas las partes implicadas.
- Incluya formalmente todas las cuestiones de importancia para los implicados en el gobierno corporativo. Los apretones de manos y los pactos de caballeros siempre están vinculados a las personas que actúan. Piense más allá de las personas que actúan actualmente, en posibles constelaciones futuras dentro del círculo de accionistas y más allá. La seguridad jurídica crea paz jurídica.
- Regule cómo debe adaptarse el gobierno corporativo en caso de cambios en las condiciones marco.
- Al regular el gobierno corporativo, asegúrese de que se acuerdan los ratios de mayoría adecuados para la adopción de acuerdos. Evitar que la empresa pueda quedar bloqueada por la exigencia de unanimidad del 100% de los accionistas. En situaciones críticas, se deben poder tomar decisiones para mantener la capacidad de actuación de la empresa.
Beneficios de una labor de conformidad eficaz respaldada por un buen gobierno corporativo
Las empresas que llevan a cabo una buena labor de conformidad se benefician de varias ventajas esenciales:
- Aumento efectivo de la seguridad jurídica para los miembros del consejo de administración o directores generales y para los accionistas de las empresas en relación con el cumplimiento de los requisitos legales,
- Herramienta de gestión eficaz para salvaguardar los intereses de los accionistas,
- Proceso útil para identificar sistemáticamente los intereses de los accionistas, los miembros del consejo de administración/directores gerentes, los empleados, los clientes, los proveedores, los socios de servicios de la empresa y el público.
- Mejora de los procesos estratégicos y operativos en interés de los accionistas.
- Control transparente de las posibles desviaciones de los objetivos y gestión eficaz de los riesgos
- Medios probados de comunicación con los proveedores de capital que puedan fomentar la confianza en un gobierno corporativo responsable y asegurar el compromiso de capital.
Una labor de conformidad eficaz, respaldada por un buen gobierno corporativo, no sólo es un requisito necesario para las empresas que cotizan en bolsa, sino que también ayuda a los accionistas y a los consejos de administración o a la dirección de todas las empresas a llevar a cabo sus actividades de una manera orientada a los objetivos, satisfactoria y transparente.