Die Digitalisierung ist ein notwendiger erster Schritt auf dem Weg zu Künstlicher Intelligenz. Prozesse, in denen Informationen nicht oder nur teilweise digital vorliegen, sind nicht durchgehend digitalisiert und können weder maschinell ausgewertet noch automatisiert werden. Auch betriebsinterne Abstimmungen und der Austausch mit anderen Organisationen werden Unternehmen nicht gelingen, wenn Daten nicht vollständig digital vorliegen.
Aber nicht allein die Vollständigkeit ist wichtig, sondern auch das Datenformat und die durchgängige Vernetzung der Anwendungen. Fast jeder kennt die Schwierigkeiten, die sich daraus ergeben, dass ein ERP-System nicht vollständig mit einem CAD-System, einem Kalkulationssystem und einem Feinplanungssystem für die Fertigung zu einer integrierten Einheit verbunden ist. Scheuen Sie den Aufwand nicht, der für eine zuverlässige Datenkonsistenz nötig ist.
Aber nicht nur die Daten, sondern auch die Prozesse müssen zunächst solide definiert sein, bevor eine Digitalisierung sinnvoll ist.
Beispiel: Ein auf den Metallbau spezialisiertes Unternehmen aus dem industriellen Dienstleistungssektor war aus einer Konzernstruktur ausgegliedert worden und hatte Mittel für den IT-Carve-out und für die Digitalisierung von Prozessen zweckgebunden zur Verfügung. Der Prozess der Digitalisierung wurde von der neu aufgestellten IT-Abteilung nahezu zeitgleich mit einer internen Umstrukturierung gestartet, um keine Zeit zu verlieren. Während dessen wurden Prozesse weiterhin verändert, Personal ausgetauscht und die Dokumentation nur sehr schleppend angepasst.
Nach dem offiziellen Abschluss der „Digitalisierung“ musste die Geschäftsleitung feststellen, dass keiner der nun digitalisiert ablaufenden Prozesse funktionierte. Deswegen wurden die digital implementierten Prozesse konsequent umgangen. Geradezu archaisch anmutende Abläufe implementierten sich als Parallelwelt mithilfe ungelenkter Papieraufzeichnungen oder mündlich ohne weitere Dokumentation quasi von selbst.
In der sich erst findenden stand-alone-Organisation waren weder die Strategie noch die Organisation, noch die Kultur so weit gefestigt, als dass eine Digitalisierung hätte Erfolg haben können.
Die Prozesse können mittels eines gängigen Business Process Management Systems (BPMS) dokumentiert werden. Dann erhalten Sie allerdings eine Prozessdokumentation, die eine Parallelwelt zum ERP-System aufspannt. Dass an den definierten Prozessen vorbei gearbeitet wird, sollte eigentlich keine Überraschung sein. Abhilfe kann nur eine Prozessdokumentation schaffen, die als digital angelegter Workflow unmittelbar ausführbar ist. Mittlerweile gibt es einige ERP-Systeme, die diese Möglichkeit bieten. Für Unternehmen, die ihr ERP-System deshalb nicht wechseln möchten, stehen geeignete Workflow-Systeme zur Verfügung, die ihre Daten aus dem installierten ERP beziehen und die Möglichkeit der unmittelbaren Ausführung der Prozesse ermöglichen.
Erst durch eine saubere Datenlage und digital integrierte und an das ERP-System angebundene Prozesse wird Ihr Unternehmen in die Lage versetzt, weitere Schritte, wie eine Robotic Process Automation sinnvoll vorzunehmen.
Mit Hilfe eines passenden Digital Process Automation (DPA)-Programms, welches sich praktischerweise weniger an IT-Fachleute, sondern besser an die Prozessverantwortlichen richten sollte, werden die Workflows erstellt, entsprechende Werkzeuge werden in Zusammenarbeit mit den im Prozess tätigen Personen identifiziert und nach erfolgter Auswahl eingeführt.
