Dagegen lohnt es sich, regelmäßig die Strukturkosten kritisch zu betrachten, die sich über die Zeit schleichend ausweiten.
Beispiel: Nach einer Erzählung hat es eine Studie in der britischen Marine gegeben, die ergab, dass sich die Anzahl der Offiziere auch dann noch erhöhen würde, wenn kein einziges Schiff mehr auf dem Meer fahren würde. Die Verwaltung versorgt sich mit immer mehr Arbeit, die sich von der Basis komplett entkoppeln kann.
In der Verwaltung wird es immer Rationalisierungspotenzial geben. Sehen Sie sich systematisch an, welche Arbeiten im Geschäftsprozess aufgenommen werden und welche ersatzlos gestrichen werden können. Sie werden sich wundern, wie viele komplett entbehrliche Arbeiten ausgeführt werden.
Beispiel: Eine Recycling-Papierfabrik, die bisher von der RWE als Altpapierentsorgungsstelle der Stadt Düsseldorf genutzt wurde, wurde von der RWE an einen privaten Investor verkauft und musste sich nun wirtschaftlich im Markt bewähren. Bezeichnend war, dass an dem eindrucksvollen Portal der Papierfabrik Durchwahlnummern von mehr als 10 Verwaltungsabteilungen aufgelistet waren, aber Vertrieb und Marketing durch Abwesenheit glänzten.
Die Mitarbeiter in der Papierfabrik hatten auch gar keine Zeit, sich um Marketing und Vertrieb zu kümmern; viel zu sehr waren sie mit Verwaltungsarbeiten ausgelastet. Eine Pointe veranschaulicht die Verhältnisse, die in dieser Papierfabrik herrschten: Die Mitarbeiter in der Verwaltung fühlten sich von einem grünen Formblatt, das regelmäßig im Umlauf auszufüllen war, zeitlich stark beansprucht. Auf die Frage hin, wer dieses Formblatt verwendet und welchen Nutzen dieses ausgefüllte Formblatt erfüllt, gab es keine schlüssige Antwort. Das Formblatt wurde jeden Tag mit einer Leiter in einen Ordner in einem 5 m hohen Aktenschrank eingeheftet und abgelegt. Dort blieb es für alle Ewigkeit.
Die Aufforderung, das Ausfüllen dieses grünen Formblatts zu unterlassen, stieß spontan auf Zustimmung, weil sich niemandem der Sinn dieser Aktivität erschloss. Aber am dritten Tag war das grüne Formblatt wieder da. Eine so lange Tradition kann man ja schließlich nicht abbrechen ?
Greifen Sie beherzt durch, wenn Sie in Ihrem Unternehmen Verwaltungsaktivitäten sehen, die offensichtlich keinen Nutzen für die betrieblichen Prozesse haben. Sprechen Sie mit Ihren Kollegen und decken Sie den „nackten Kaiser“ auf. Bauen Sie Verwaltungsaktivitäten konsequent ab. Bringen Sie eine „Startup-Atmosphäre“ in Ihr Unternehmen, die die Entwicklung nach vorn fördert.
Beachten Sie dabei aber auch, dass Prozesse komplexer werden und mehr Koordinationstätigkeiten erfordern, als das früher der Fall war. Koordinationstätigkeiten, die den Prozess fördern, sollten Sie unbedingt unterstützen. Kostensenkung ist nämlich kein Selbstzweck; betrachten Sie die Herausforderung eher als Kostenmanagement, vergleichbar mit dem Risikomanagement. Risiken einzugehen, ist die Grundlage jeder unternehmerischen Aktivität. Wichtig ist nicht die Vermeidung von Risiken, sondern ein verantwortungsvoller Umgang mit Risiken. Dafür stehen ebenso geeignete Methoden zur Verfügung wie für das Kostenmanagement.
Das größte Potenzial zur Kostensenkung findet man in der Regel gar nicht in den Bereichen, sondern dazwischen: In der Güte der Zusammenarbeit, die sich vor allem an der Abstimmung an den Schnittstellen entlang des Geschäftsprozesses zeigt. An den Schnittstellen werden die Leistungsfähigkeit einer Organisation und die Motivation der Belegschaft maßgeblich geprägt. Empfohlen wird die Lektüre des Abschnitts über die Prozessoptimierung. Erschließen Sie sich auch das Potenzial, das die Digitalisierung repetitiver administrativer Vorgänge birgt. Durch eine digitale Transformation können Sie nicht nur Geld sparen, sondern vor allem die Fehleranfälligkeit senken und damit die Prozessqualität sichern.
Weitere konkrete Anregungen finden Sie hier: Ertrag. Der Ertrag kann nicht zuletzt durch gutes Leadership beeinflusst werden, das sich auf alle strategischen und operativen Vorgänge im Unternehmen auswirkt.
Dieses sinnvolle Kostenmanagement ist eine laufende Herausforderung. Stellen Sie sich dieser Herausforderung, indem Sie in Ihrem Unternehmen einen Kostenmanagementprozess einführen.